Was haben Aktenschränke, Videotheken und CD-Regale gemeinsam? Alle drei sind Archivsysteme, haben ein digitales Pendant, nehmen aber - im Gegensatz dazu - Unmengen an Platz ein. Alle drei Archive passen platzsparend auf 3,5 Zoll: auf einer Festplatte. Aber wird es am Ende vielleicht sogar ein Cloud-Dienst sein, auf dem man seine Lohnabrechnungen der letzten 10 Jahre speichern wird?

Worum geht es?

Die Digitaltechnik ermöglicht es uns, eine schier unendliche Sammlung an Dingen anzulegen, die nur einen Bruchteil des eigentlich dafür erforderlichen Platzes benötigt und zudem weniger Ressourcen zur Herstellung braucht. Eine Bewegung in diese Richtung hört auf den Namen "papierloses Büro". Doo war ein Startup, das das papierlose Büro durch eine App mit angebundenen Cloud Speicher ermöglichen wollte. War? Ja, denn das Startup als auch sämtliche Dienste wurden vor etwas mehr als einem Jahr eingestellt. Aber woran liegt das?

Die Gründer erklären das Projekt als gescheitert, da Nutzerbedürfnisse nicht angesprochen worden sind. Aber was sind die Nutzerbedürfnisse für ein papierloses Büro? Fakt ist, dass es bislang keine bessere Alternative neben der Digitalisierung von Dokumenten gibt. Es spart Platz und schont gleichzeitig die Umwelt, indem weniger potentieller Müll produziert wird. Aber wo die Daten am Ende landen ist aus meiner Sicht ein nicht zu vernachlässigendes Thema - und war wohl einer der vielen Knackpunkte, die Doo zu Fall gebracht haben.

Was Cloud Services können

Als ich vor ein paar Jahren Dropbox für mich entdeckt hatte, war ich hellauf begeistert von den Möglichkeiten, die mir dieser Anbieter gab. Kollaboratives Arbeiten an einem oder mehreren Dokumenten, Datenaustausch via freigegebene Ordner oder der gleiche Stand auf allen Geräten von bearbeiteter Dateien - alles Pro-Argumente dieser doch unsichtbaren Datenbanken. Ganz zu schweigen von der Ortsunabhängigkeit - bei mir kann es brennen, aber meine Daten sind sicher. Aber soll ich wirklich mein gesamtes digitales Leben in diese unsichtbare Wolke schieben?

Was Cloud Services nicht können

Stell dir vor, eine Person, die du bisher noch nie wirklich gesehen hast, bietet dir Keller- oder Dachbodenplatz an. Würdest du persönliche Dokumente und Akten dort lagern wollen? Ich behaupte, dass Cloud Services noch nicht reif sind, unser gesamtes Leben speichern zu können. In der Vergangenheit wurde durch die NSA-Affäre und diverse Hacker-Angriffe gezeigt, dass eine zentrale Datenbank doch nicht ganz sicher vor Spionage oder vor einem Bankraub ist.

Was ist nun die Alternative?

Die Server-Hersteller Synology und Protonet zeigen, wohin der Trend tendiert: immer mehr Privatpersonen kaufen sich ihren ganz eigenen Cloud-Server. Ausgerüstet mit genug Festplattenkapazität werden diese erfolgreich als Archiv für Filme, Musik, Privatfotos und Dokumente genutzt.

Bei vielen Menschen bestehen allerdings immer noch Bedenken über die Zuverlässigkeit von Festplatten. Was passiert, wenn das Gerät anfängt zu brennen? Was ist, wenn es einen Wasserschaden in der Wohnung gibt? Und wie sieht es bei einem Blitzeinschlag aus? Die ungeklärten Fragen lassen nicht ohne Grund schließen, dass auch diese Alternative nicht zu 100% ausgereift ist.

Wo liegt der zukünftige Service im Cloud Service?

Festzuhalten ist, dass Cloud Services wunderbar für oft genutzte Dokumente, für den sorgenlosen Datenabgleich zwischen verschiedenen Geräten als auch für die Kollaboration mit anderen Menschen funktionieren. Wie wäre es aber, wenn ein wöchentliches, verschlüsseltes Abbild der privaten Cloud automatisch erstellt und in die ortsfremde Cloud hochgeladen wird? Das würde der Angst vor einem Ausfall der privaten Cloud entgegen treten und mit einem geringen, monatlichen Betrag von vielleicht 5 - 10€ auch viele Menschen ansprechen.

Synology geht genau diesen Weg und bietet die Möglichkeit an, mit ein paar Handgriffen eine solche Synchronisation einzurichten. Allerdings sind die angebotenen Cloud-Dienste für eine Privatperson weniger erschwinglich.

Was ist noch so wichtig?

Meine Dokumente sollten auch meine Dokumente bleiben. Ein guter Service zeichnet sich dadurch aus, dass er den Nutzer nicht von sich abhängig macht. Zufriedene Nutzer nutzen ganz von alleine einen Service, wenn er ihnen keine Fußfessel verpasst, sondern Nutzen und eine effektive und einfache Handhabung liefert (meines Meinung nach wieder ein Grund, warum Doo nicht angelaufen ist).

Die Rundum-Services müssen passen. Der Scanner-Anbieter Doxie (dessen Logo und Name etwas an Dixi erinnert) bietet einfach zu bedienende und portable Scanner an, die mit ansprechend-gestalteten und nützlichen Apps das Gesamtbild komplettieren. Auch Doo hat noch einmal ganz wo anders angesetzt. Nun stellt das Bonner Startup unter den Namen „Scanbot“ eine gleinamige Scan-App für Smartphones her. Auch Gini Pay ist eine App des Startups „Gini“, die das Einscannen und erkennen von Bankverbindungen in Dokumenten ermöglicht.

Die letzte Bastion wird sein, die Dokumente schlau und - wenn möglich - automatisch zu verwalten. Und bitte auch so, dass der Nutzer auch ohne das verwaltende Programm an seine Dokumente kommt. Wenn Scanner, Verwalter, Archiv und Backup stehen - und auch so einfach sind, dass ein „normaler“ Nutzer diese ohne weiteres einrichten und bedienen kann - , dann steht dem papierlosem Büro nichts mehr im Wege. Höchstens die Behörden. Aber die arbeiten ja auch schon dran. ;-)